"Welk CRM moet ik nemen?" Die vraag krijg ik minstens twee keer per maand. En mijn eerste tegenvraag is altijd dezelfde: "Wat wil je ermee doen?"
Want de meeste ondernemers kopen een CRM omdat ze denken dat ze het nodig hebben. Niet omdat ze weten wat ze ermee gaan doen. En dan staat er een tool die €50 per maand kost en die niemand gebruikt.
Wanneer je een CRM nodig hebt
Niet als je vijf klanten hebt en twee leads per maand. Dan is een spreadsheet of zelfs je hoofd voldoende.
Wel als je meer dan 10 actieve deals tegelijk hebt en je begint dingen te vergeten. Als je niet meer weet wie je wanneer hebt gesproken. Als leads door de mazen van het net vallen omdat je ze vergeet op te volgen. Dan heb je een systeem nodig.
De opties eerlijk uitgelegd
Voor de meeste kleine bedrijven zijn er drie realistische opties.
Optie 1: Google Sheets of Excel. Gratis, simpel, flexibel. Maak een spreadsheet met kolommen: naam, bedrijf, contactgegevens, fase, volgende actie, datum. Dat is je CRM. Serieus. Dit werkt tot je 30 tot 50 actieve deals hebt.
Optie 2: Pipedrive. Vanaf €15 per maand. Simpel, visueel, specifiek gebouwd voor sales. Je sleept deals door fasen heen. Je ziet in één oogopslag waar je pipeline staat. Ideaal voor dienstverlenende bedrijven.
Optie 3: HubSpot Free. Gratis, uitgebreider dan Pipedrive maar ook complexer. Goed als je naast sales ook marketing wilt bijhouden. Maar de kans dat je verdwaalt in functies is groter.
Wat je er daadwerkelijk mee moet doen
Elke lead die binnenkomt, gaat erin. Met de bron (hoe kwam hij bij je?), de fase en de verwachte waarde. Elke interactie noteer je: gebeld op datum, offerte gestuurd op datum, volgende actie is X.
Elke week open je je CRM en kijk je: welke deals staan stil? Wie moet ik opvolgen? Waar vallen dingen door de mazen?
Dat is het. Geen ingewikkelde rapportages. Geen marketing automation. Gewoon: overzicht houden en niks vergeten. Dat alleen al is meer waard dan de meeste ondernemers denken.
Mijn advies
Begin met een spreadsheet. Als je na drie maanden merkt dat het te onoverzichtelijk wordt, stap over naar Pipedrive. Maar begin niet met het duurste systeem. Begin met de discipline om je pipeline bij te houden. Want het beste CRM ter wereld helpt niet als je het niet gebruikt.