Een salesproces opzetten doe je in vier stappen: leg de fases vast van eerste contact tot getekende deal, bepaal welke prospects je tijd waard zijn, houd alles bij in één overzicht en plan elke week je volgende acties. Begin simpel, want een spreadsheet is genoeg, en verbeter het proces pas als je tientallen gesprekken hebt gevoerd.
De meeste kleine bedrijven hebben geen salesproces. Ze hebben iemand die gaat bellen als het rustig is, een inbox vol offertes waar niemand op heeft gereageerd en een Excel sheet die "het CRM" heet. Het resultaat is wisselende omzet, gemiste kansen en het gevoel dat je altijd achter de feiten aanloopt. Dat geldt voor de eigenaar die alles zelf doet, maar net zo goed voor de accountmanager of het kleine salesteam dat zonder vaste werkwijze verkoopt. In een sales training voor je team is dit vaak het eerste wat we neerzetten: één manier van werken die iedereen volgt.
Wat is een salesproces?
Een salesproces is een vaste reeks stappen die je doorloopt van het eerste contact met een prospect tot de getekende deal. Niet meer dan dat. Het doel: je weet van elke prospect waar hij staat en wat de logische volgende stap is.
Een salesproces hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het moet alleen bestaan.
Stap 1: leg je fases vast
Houd het simpel. Voor de meeste MKB bedrijven zijn vijf fases genoeg.
Fase een: nieuw contact.
Fase twee: kennismakingsgesprek gepland.
Fase drie: behoefte in kaart.
Fase vier: voorstel verstuurd.
Fase vijf: beslissing.
Elke prospect zit in een van deze fases. En voor elke fase weet je precies wat de volgende actie is. Kijk daarna naar de overgangen. Daar verlies je de deals.
Van lead naar gesprek
Hoe maak je van een naam op een lijst een afspraak in je agenda? Dat kan via koude acquisitie, via je netwerk of via aanvragen op je website. Het punt is dat je een vaste manier hebt om gesprekken te krijgen, en niet alleen gaat zoeken als de agenda leeg is.
Van gesprek naar voorstel
Na het eerste gesprek weet je of de klant past en wat hij nodig heeft. Je stuurt een voorstel dat aansluit bij zijn probleem, niet bij wat jij toevallig verkoopt. Hoe sneller je dat doet, hoe warmer de lead nog is. Hoe je dat eerste gesprek inricht, lees je in de discovery call.
Van voorstel naar deal
Hier verliezen de meeste kleine bedrijven het. Ze sturen een offerte en wachten. En wachten. En bellen niet na. Een goed salesproces heeft vaste opvolgmomenten. Drie dagen na de offerte bel je. Een week later opnieuw, met een duidelijke deadline. "Ik wil je niet opjagen, maar als jullie in maart willen starten, moet ik het uiterlijk vrijdag weten. Waar sta je nu?" Hoe je een offerte schrijft die die fase overleeft, staat in offertes die getekend worden.
Stap 2: bepaal je criteria
Niet elke prospect verdient je tijd. Stel daarom criteria op en loop ze na elk eerste gesprek langs. Past deze klant bij ons? Is er budget? Is er urgentie? Is de beslisser in beeld?
Is het antwoord op een van die vragen nee, steek er dan geen uren in. Zet hem op een lijst voor later en ga door. Dat voelt zonde, maar een volle pipeline met prospects die nooit gaan kopen is erger dan een kleine pipeline die klopt.
Stap 3: kies een tool, maar pas als je weet wat je ermee doet
"Welk CRM moet ik nemen?" Die vraag krijg ik vaak. Mijn eerste tegenvraag is altijd: "Wat wil je ermee doen?" Veel bedrijven kopen een CRM omdat ze denken dat ze het nodig hebben, niet omdat ze weten wat ze ermee gaan doen. Dan staat er een tool die elke maand geld kost en die niemand gebruikt.
Wanneer heb je een CRM nodig?
Niet als je vijf klanten hebt en twee leads per maand. Dan is een spreadsheet genoeg. Wel als je meer dan tien actieve deals tegelijk hebt en dingen begint te vergeten. Als je niet meer weet wie je wanneer hebt gesproken. Als leads tussen wal en schip vallen omdat niemand ze opvolgt. Dan heb je een systeem nodig.
Drie realistische opties
Google Sheets of Excel. Gratis, simpel en flexibel. Maak kolommen voor naam, bedrijf, contactgegevens, fase, volgende actie en datum. Dat is je CRM. Serieus. Dit werkt tot je ongeveer 30 tot 50 actieve deals hebt.
Pipedrive. Simpel, visueel en gebouwd voor sales. Je sleept deals door de fases en ziet in één oogopslag hoe je pipeline ervoor staat. Een goede keuze voor dienstverlenende bedrijven.
HubSpot Free. Gratis, uitgebreider dan Pipedrive, maar ook complexer. Handig als je naast sales ook marketing wilt bijhouden. De kans dat je verdwaalt in functies is wel groter.
Wat je er daadwerkelijk mee doet
Elke lead die binnenkomt gaat erin, met de bron (hoe kwam hij bij je?), de fase en de verwachte waarde. Elke interactie noteer je: gebeld op deze datum, offerte gestuurd op die datum, volgende actie is X. Elke week kijk je: welke deals staan stil, wie moet ik opvolgen, wat valt er tussen wal en schip?
Geen ingewikkelde rapportages, geen marketing automation. Gewoon overzicht houden en niks vergeten. Mijn advies: begin met een spreadsheet. Merk je na drie maanden dat het onoverzichtelijk wordt, stap dan over. Het beste CRM ter wereld helpt niet als je het niet gebruikt. Het proces draait niet om de tool, maar om de discipline waarmee je het bijhoudt.
Stap 4: reken terug vanaf je omzetdoel
Een salesproces vertelt je hoe je verkoopt. Een verkoopplan vertelt je hoeveel je moet doen. Dat plan hoeft geen document van dertig pagina's te zijn. Een A4 dat je elke maandag openslaat is genoeg. Er staan vier dingen op.
Eén: je omzetdoel voor deze maand. Niet voor het kwartaal of het jaar. Deze maand, concreet, in euro's.
Twee: hoeveel deals je daarvoor nodig hebt. Is je gemiddelde dealwaarde 2.500 euro en wil je 10.000 euro omzet, dan heb je vier deals nodig.
Drie: hoeveel gesprekken je daarvoor moet voeren. Wordt een op de drie gesprekken een deal, dan heb je twaalf gesprekken nodig. En accepteert een op de vijf prospects een gesprek, dan moet je zestig prospects benaderen.
Vier: wanneer je dat doet. Welke ochtenden bel je? Wanneer stuur je mails? Wanneer volg je op? Zet het in je agenda. Wat niet in je agenda staat, gebeurt niet.
De meeste verkoopplannen werken niet omdat ze een wens zijn en geen plan. "Dit kwartaal wil ik vijftig nieuwe klanten" klinkt goed. Maar als je niet weet hoeveel gesprekken je daarvoor nodig hebt en wanneer je ze voert, gebeurt er niks.
Stap 5: maak er een weekritme van
Een plan dat in een la ligt, is waardeloos. Blokkeer vaste momenten in je agenda voor acquisitie, voor follow up en voor bestaande klanten. Behandel die blokken als afspraken die je niet verzet.
Veel mensen doen sales "als er tijd voor is". Er is nooit tijd voor. Dat geldt voor de eigenaar die ook moet leveren, en voor de accountmanager die de hele dag brandjes blust bij bestaande klanten. Je maakt tijd. Drie uur per week gericht acquireren levert meer op dan tien uur per week reactief achter leads aanjagen. Structuur wint van motivatie.
Neem elke vrijdag vijf minuten voor de week erna. Welke prospects hebben actie nodig? Wie moet ik opvolgen? Wie moet een voorstel krijgen? Wie heb ik te lang niet gesproken? Vijf minuten planning bespaart je uren.
Ik zet samen met jou of je team een salesproces neer dat in de praktijk werkt.
Omzet voorspellen met je pipeline
"Hoeveel omzet verwacht je volgende maand?" Als ik die vraag stel, is het antwoord vaak: "Geen idee. Hangt ervan af." Daar zit het probleem. Als je niet weet wat er binnenkomt, kun je niet plannen, niet investeren en niet groeien. Je leeft van maand tot maand en hoopt dat het goed komt.
Met je pipeline kun je leren voorspellen wat er binnenkomt. Een pipeline is een overzicht van alle deals die in de lucht hangen. Per deal noteer je drie dingen: de waarde, de fase en de kans dat hij doorgaat.
Geef je elke fase een kanspercentage, dan kun je een gewogen voorspelling maken. Bijvoorbeeld: eerste contact 10%, gesprek gehad 25%, offerte gestuurd 50%, mondeling akkoord 80%, getekend 100%. Tien deals van €5.000 met elk 30% kans is €15.000 verwachte omzet. Niet exact, maar een stuk beter dan "geen idee".
De percentages zijn in het begin schattingen. Na een paar maanden weet je wat jouw echte percentages zijn. Misschien is jouw fase "offerte gestuurd" maar 30% in plaats van 50%. Dan pas je het aan. Het gaat om het patroon, niet om de exacte cijfers.
Werk je pipeline elke maandagochtend bij. Een kwartier. Welke deals zijn vooruitgegaan, welke staan stil, welke zijn verloren? Wat verwacht je deze maand en volgende maand? Dat kwartier geeft je meer grip dan welk jaarplan ook, want je gaat patronen zien. Je ziet dat je pipeline leegloopt als je twee weken niet acquireert. Je ziet dat offertes die langer dan twee weken openstaan zelden worden getekend.
Na zes maanden heb je genoeg data om met redelijke zekerheid te zeggen: "Als ik tien gesprekken per maand voer, levert dat drie offertes op, waarvan er twee worden getekend." Dat is een forecast. En met een forecast kun je plannen.
Het commerciële plan op twee pagina's
Bovenop je proces en je pipeline heb je een richting nodig. Geen businessplan van twintig pagina's vol marktanalyses en SWOT modellen dat in een la verdwijnt. Wel een commercieel plan van twee pagina's dat je elke maandag pakt.
Pagina 1: waar sta je nu? Wat is je omzet? Hoeveel klanten heb je? Wat is je gemiddelde dealgrootte? Waar komen je leads vandaan? Wat is je closingpercentage? Feiten, geen gevoel.
Pagina 2: waar wil je naartoe? Hoeveel omzet wil je over zes maanden draaien? Hoeveel klanten heb je daarvoor nodig, en hoeveel leads? En welke drie acties ga je deze maand doen om daar te komen?
Die drie acties zijn de kern. Niet tien, niet vijf. Drie, concreet en haalbaar. "Ik bel vijf oude klanten en vraag of ze iemand kennen die ik kan helpen." "Ik herschrijf onze offerte zodat het resultaat centraal staat." "Ik plaats elke week twee LinkedIn posts over ons vakgebied." Aan het eind van de maand kijk je terug. Heb ik het gedaan? Wat leverde het op? Wat doe ik volgende maand anders? Dan kies je drie nieuwe acties.
Een plan van twee pagina's kun je onthouden. Het zit in je hoofd, dus je toetst er onbewust elke beslissing aan: past dit bij waar we naartoe willen? Een plan van twintig pagina's moet je opzoeken. Dat doe je niet, dus stuur je nergens op. Print je plan uit en hang het naast je bureau.
Meten en bijsturen
Het mooie van dit alles: je kunt het meten. Houd elke week vier cijfers bij. Hoeveel prospects heb je benaderd? Hoeveel gesprekken heb je gevoerd? Hoeveel voorstellen staan er uit? Hoeveel deals zijn er gesloten?
Na een maand zie je waar het hapert. Misschien voer je genoeg gesprekken maar stuur je te weinig voorstellen. Dan zit het in je gesprek of in je criteria. Misschien stuur je genoeg voorstellen maar sluit je te weinig. Dan zit het in je opvolging of je offerte. Werk je met een team, dan zie je ook wie waar vastloopt. Hoe je dit inzet als er geen salesafdeling is, lees je in sales strategie voor MKB zonder salesteam.
Het resultaat is grip. Je weet hoeveel deals er in de pipeline zitten en wat je qua omzet kunt verwachten. Je stopt met reageren en begint met sturen.
Veelgestelde vragen
Hoe simpel mag een salesproces zijn?
Zo simpel als nodig. Een spreadsheet met leads, een vaste belroutine en een standaard opvolgschema zijn genoeg om te beginnen. Ook een verkoopplan hoeft niet groot te zijn: je omzetdoel, het aantal gesprekken dat je daarvoor nodig hebt en een vaste routine om ze te voeren. Complexiteit voeg je later toe als het volume daarom vraagt.
Hoe lang duurt het om een salesproces op te zetten?
De basis staat er in een week. Het fijnslijpen duurt twee tot drie maanden, omdat je pas na tientallen gesprekken weet wat werkt en wat niet. Begin met een simpel proces en verbeter het gaandeweg.
Wat is de grootste fout bij het opzetten van een salesproces?
Te laat of helemaal niet opvolgen. De meeste deals gaan niet verloren omdat het aanbod niet goed was, maar omdat er geen follow up kwam. Bouw vaste opvolgmomenten in en houd je eraan.
Heb ik een CRM nodig?
Niet meteen. Met een paar klanten en een handvol leads is een spreadsheet genoeg. Heb je meer dan tien actieve deals tegelijk en begin je dingen te vergeten, dan heb je een systeem nodig. Een spreadsheet werkt tot ongeveer 30 tot 50 actieve deals, daarna loont een tool als Pipedrive of HubSpot.
Hoe vaak moet ik mijn verkoopplan bijwerken?
Evalueer elke maand je cijfers en stuur bij waar nodig. Grote herzieningen doe je per kwartaal. Je pipeline werk je elke week bij. Een verkoopplan is een levend document, geen eenmalige oefening.
Wat doe ik als ik mijn targets niet haal?
Kijk naar je cijfers. Voer je genoeg gesprekken? Is je conversie hoog genoeg? Klopt je gemiddelde dealwaarde? Het antwoord zit bijna altijd in een van die drie getallen.
Wil je dit in de praktijk leren toepassen? Ik help ondernemers en verkopers om meer deals te closen door betere gesprekken te voeren. Bekijk mijn sales coaching of neem direct contact op.
