"Hoeveel omzet verwacht je volgende maand?" De meeste ondernemers die ik die vraag stel, kijken me aan alsof ik een wiskundig raadsel opgeef. "Geen idee. Hangt ervan af."
Daar zit het probleem. Als je niet weet wat er binnenkomt, kun je niet plannen. Je kunt niet investeren. Je kunt niet groeien. Je leeft van maand tot maand en hoopt dat het goed komt.
Dat hoeft niet. Met een simpele pipeline kun je leren voorspellen wat er binnenkomt. Geen ingewikkelde CRM nodig. Een spreadsheet volstaat.
Wat een pipeline is
Een pipeline is een overzicht van alle deals die in de lucht hangen. Elke offerte die uitstaat, elk gesprek dat is gevoerd, elke lead die binnenkomt. Per deal noteer je drie dingen: de waarde (wat levert het op), de fase (eerste gesprek, offerte gestuurd, onderhandeling) en de kans (hoe waarschijnlijk is het dat het doorgaat).
Dat is je pipeline. En als je elke deal een kanspercentage geeft, kun je een gewogen forecast maken. Tien deals van €5.000 met elk 30% kans = €15.000 verwachte omzet. Dat is niet exact, maar het is een stuk beter dan "geen idee."
De fasen
Houd het simpel. Vier fasen zijn genoeg. Eerste contact (10% kans). Gesprek gehad (25% kans). Offerte gestuurd (50% kans). Mondeling akkoord (80% kans). Getekend (100%).
De percentages zijn schattingen. Na een paar maanden weet je wat jouw werkelijke percentages zijn. Misschien is jouw "offerte gestuurd" fase maar 30% in plaats van 50%. Dan pas je het aan. Het gaat om het patroon, niet om de exacte cijfers.
Elke week 15 minuten
Elk maandagochtend open je je pipeline. Je werkt hem bij. Welke deals zijn vooruit gegaan? Welke staan stil? Welke zijn verloren? Wat is mijn verwachte omzet voor deze maand en volgende maand?
Die 15 minuten per week geven je meer grip op je bedrijf dan welk jaarplan ook. Want je ziet patronen. Je ziet dat je pipeline leeg loopt als je twee weken niet acquireert. Je ziet dat offertes die langer dan twee weken openstaan zelden worden getekend. Je leert je eigen salesproces kennen.
Waarom het werkt
Voorspellen is niet gokken. Het is patronen herkennen. En patronen herken je alleen als je data bijhoudt. Niet veel data. Gewoon: wie, wat, hoeveel, welke fase, welke kans.
Na zes maanden heb je genoeg data om met redelijke zekerheid te zeggen: "Als ik tien gesprekken per maand voer, levert dat drie offertes op, waarvan er twee worden getekend." Dat is een forecast. En met een forecast kun je plannen.